Bạn đag chuẩn bị tổ chức hội nghị khách hàng nhưng chưa biết xây dựng kịch bản như nào, nội dung chương trình ra sao cho thật chỉn chu và chuyên nghiệp. Lập kế hoạch và lên kịch bản hội nghị khách hàng như thế nào cho đủ và đúng. Hãy cùng Sự kiện Xanh/ Vietgreen Media - chuyên gia tổ chức sự kiện giải đáp chi tiết dựa vào kinh nghiệm từ các chương trình hội nghị khách hàng thực tế nhé! Sự kiện Xanh, ý tưởng tổ chức hội nghi khách hàng hay, tổ chức hội nghi khách hàng chuyên nghiệp, kinh nghiệm tổ chức hội nghi khách hàng, Việt Green Media

Tổng quan về sự kiện hội nghị khách hàng

1. Hội nghị khách hàng là gì?

Hội nghị khách hàng ( Customer Conference) là một cuộc họp có tổ chức nhằm bàn bạc công việc cụ thể nào đó để tổng kết tình hình hoạt động đã qua, rút kinh nghiệm và bàn phương hướng hoạt động trong thời gian tới.

Đối với doanh nghiệp, hội nghị khách hàng là sự kiện được doanh nghiệp tổ chức với mục đích đối thoại, bàn luận về sản phẩm dịch vụ mà doanh nghiệp cung cấp đồng thời giới thiệu về những sản phẩm, dịch vụ mới tới các khách hàng thân thiết. Nhằm liên kết hay thăm dò ý kiến từ các khách hàng, nhà đầu tư. Từ đó duy trì mối quan hệ khách hàng hiện tại và thu hút khách hàng tiềm năng.

Đây là một sự kiện được tổ chức thường niên trong doanh nghiệp vào khoảng thời gian giữa năm hoặc gần cuối năm. Với thành phần khách mời chính là những khách hàng, đối tác chiến lược của công ty, doanh nghiệp.

2. Mục đích của việc tổ chức hội nghị khách hàng

Mỗi doanh nghiệp đều có những định hướng khác nhau về mục tiêu của việc tổ chức hội nghị khách hàng. Tuy nhiên, thông thường việc tổ chức hội nghị khách hàng thường nhằm đạt được các mục đích sau:

• Đây là dịp để doanh nghiệp gửi lời tri ân sự ủng hộ của khách hàng với các sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp.
• Tổ chức quảng bá thương hiệu, sản phẩm, dịch vụ… Giúp khách hàng hiểu hơn về sản phẩm và dịch vụ của doanh nghiệp, từ đó thắt chặt mối quan hệ với khách hàng. Đồng thời tạo cơ hội củng cố uy tín với khách hàng, đối tác thân thiết.
• Hiểu rõ hơn nhu cầu, mong muốn của khách hàng. Từ đó đưa ra các thông điệp mới về sản phẩm, chương trình khuyến mãi, ưu đãi, quà tặng của doanh nghiệp đối với khách hàng thân thiết.
• Nhằm quảng bá hình ảnh, thương hiệu doanh nghiệp đến với cộng đồng, giúp doanh nghiệp tiếp cận, thu hút được nhiều đối tượng khách hàng mới và tìm kiếm các khách hàng tiềm năng.

3. Các loại hình tổ chức hội nghị khách hàng

• Hội nghị tri ân khách hàng

Mục đích chính của hình thức này là mang thông điệp cảm ơn đến với những khách hàng đã tin tưởng và sử dụng dịch vụ của doanh nghiệp. Đây là sự kiện quan trọng cả phần hình thức và nội dung. Do đó cần chú trọng trong khâu tổ chức và đón tiếp khách mời.

• Giới thiệu sản phẩm mới.

Như tên gọi, đây là sự kiện nhằm giới thiệu tới công chúng, truyền thông, đối tác những sản phẩm chiến lược của doanh nghiệp. Từ đó xây dựng bước đệm trước khi sản phẩm chính thức được bày bán. Với mục tiêu này, việc trang trí, làm nội dung chương trình cũng như trải nghiệm sản phẩm luôn phải được lên kế hoạch rõ ràng và đầu tư về thiết kế.

• Hôi nghị sơ kết – tổng kết cuối năm

Với mục đích thông báo kết quả kinh doanh, tình hình phát triển, các dự định kế hoạch trong những năm tiếp theo trong nội bộ doanh nghiệp. Đây là sự kiện quan trọng được diễn ra thường niên và thường đối tượng khách mời sẽ là đại diện khách hàng thân thiết và nhân viên trong công ty.

• Hội nghị thượng đỉnh

Đây là cuộc họp giữa các nguyên thủ quốc gia nhằm thảo luận các vấn đề về kinh tế chính trị hợp tác giữa các nước với nhau. Ở sự kiện này, tất cả mọi thứ đều phải được chuẩn bị kỹ càng và hoàn thiện nhất có thể. Đồng thời các phương án dự phòng là không thể thiếu được.

Quy trình cơ bản để tổ chức hội nghị

Tổ chức hội nghị khách hàng là một hoạt động vô cùng phổ biến mà hiện nay chúng ta có thế thấy ở trong bất kì ở một công ty nào. Thông thường kết cấu của một buổi hội nghị thường đơn giản, bao gồm phần phát biểu của một số nhân vật, giới thiệu sản phẩm, dịch vụ mới (nếu có), trao đổi, thảo luận, cùng các tiết mục phụ như văn nghệ giải trí, trò chơi, rút thăm trúng thưởng. Nội dung chính hay chủ đề (topic) là linh hồn của chương trình, nó quyết định mục đích tổ chức của người tổ chức và mục đích tham dự của người tham dự.

Để tổ chức hội nghị khách hàng thành công, bạn cần thực hiện theo quy trình với các bước dưới đây:

1. Xác định mục đích của buổi hội nghị

Bạn cần xác định chủ đề hội nghị rõ ràng và cụ thể. Đây sẽ là cơ sở để xây dựng nội dung cũng như lên kế hoạch các hoạt động diễn ra trong buổi hội nghị một cách chi tiết và hiệu quả nhất.

Thông thường, việc tổ chức hội nghị, doanh nghiệp thường hướng đến việc tri ân khách hàng, giới thiếu sản phẩm mới, tìm kiếm đối tác làm ăn mới, phát triển thương hiệu, khẳng định giá trị. Tùy vào mục đích của khách hàng sẽ có những kế hoạch chi tiết và dự trù chi phí tổ chức sự kiện hội nghị khách hàng phù hợp.

2. Xác định đối tượng, số lượng khách hàng

Yếu tố tạo nên thành công của sự kiện hội nghị đó chính là khách hàng. Nếu xác định sai đối tượng khách hàng sẽ không mang lại kết quả như mong đợi. Để xác định được đối tượng khách hàng thì doanh nghiệp cần phải hiểu được sản phẩm của mình. Từ đó vẽ ra được chân dung khách hàng như: Giới tính, độ tuổi, công việc, sở thích,..

Sau khi xác định được đối tượng khách tiếp theo đó bạn phải dự kiến số lượng khách mời tham dự và tiến hành gửi thiệp mời tới các khách hàng.

3. Lựa chọn thời gian và địa điểm tổ chức

Ngay sau khi xác định được số lượng khách mời, bạn có thể dễ dàng lựa chọn thời gian và địa điểm tổ chức chương trình của mình.

• Thời gian tổ chức: Trong các khung giờ sáng từ 8h đến 10h, chiều từ 14h đến 16h, tối từ 16h đên 20h vào các ngày như thứ bảy, chủ nhật, các dịp nghỉ lễ, cuối năm. Nên tổ chức vào ngày nghỉ để đảm bảo thời gian cho khách hàng, công ty, nhân vật lớn (chủ doanh nghiệp) có thể sắp xếp tham dự được.
• Chọn địa điểm tổ chức: Như khách sạn, trung tâm tổ chức sự kiện,.v.v. Tùy quy mô chương trình và mong muốn của khách hàng. Khi lựa chọn địa điểm cần chú ý đến các dịch vụ tiện ích kèm theo như: chỗ để xe, sân khấu biểu diễn, thiết bị trình chiếu, âm thanh, ánh sáng.

Nếu Trong khách sạn chi phí thường cao, chất lượng chỉ ở mức khá. Quý khách nên lựa chọn sử dụng dịch vụ của công ty tổ chức sự kiện với chi phí hợp lý, đảm bảo chuyên nghiệp, hiệu quả.

4. Lên ý tưởng, xây dựng kịch bản chương trình

Ngay sau khi xác định được rõ yêu cầu, mong muốn sẽ đạt được từ buổi hội nghị, bạn sẽ có thể bắt tay vào xây dựng, lên ý tưởng và lập kế hoạch tổ chức hội nghị khách hàng sơ bộ. Trong đó nội dung kịch bản bạn cần nêu rõ được điểm chính, điểm nổi bật, diễn biến những chương trình sẽ diễn ra trong buổi hội nghị.

Kịch bản rất quan trọng trong việc tổ chức hội nghị khách hàng. Nếu bạn tổ chức hội nghị một cách bộc phát theo cảm xúc thì có nhiều vấn đề phát sinh mà bạn không lường trước được, dẫn đến buổi lễ không được diễn ra như ý. Do đó, lên kịch bản là bước quan trọng và quyết định trực tiếp tới sự thành công của cả chương trình.

Nếu như kịch bản quyết định việc chương trình diễn ra suôn sẻ, thuận lợi thì ý tưởng chương trình chính là yếu tố quyết định sự hài lòng của khách hàng khi tham dự sự kiện. Một ý tưởng hay, độc đáo sẽ gây kích thích và sự tò mò cho khách mời, khiến khách mời cảm thấy hứng thú và có ấn tượng tốt về doanh nghiệp.

Đa phần những công việc liên quan đến ý tưởng và kịch bản cũng như là cách dàn dựng sâu khấu đều được ủy thác bởi các công ty tổ chức sự kiện. Đây là những đơn vị có kinh nghiệm trong lĩnh vực tổ chức sự kiện, họ sẽ luôn tràn đầy những ý tưởng mới lạ, giúp cho buổi hội nghị hội thảo trở nên thu hút hơn và mang đến cho khách hàng của bạn những trải nghiệm tuyệt vời.

5. Triển khai thực hiện

Bước này cũng khá quan trọng, nó sẽ giúp sự kiện của bạn có diễn ra theo đúng kế hoạch dự kiến và tạo được ấn tượng cho khách mời hay không. Những thứ bạn cần chuẩn bị:

• Thiết kế các ấn phẩm dùng trong sự kiện
• Chuẩn bị đầy đủ tài liệu liên quan tới nội dung hội thảo, băng đĩa ghi hình giới thiệu và quảng cáo về sản phẩm của doanh nghiệp.
• Chuẩn bị không gian tổ chức hội nghị, hội thảo, setup hội trường và đảm bảo đầy đủ trang thiết bị
• Thiết lập âm thanh, ánh sáng, màn hình, thực hiện công việc theo kịch bản lên sẵn.
• Chuẩn bị các dịch vụ đi kèm: Phương tiện giao thông, thực phẩm, nước uống, tặng phẩm, quà tặng, nhân viên chờ phục vụ tại hội trường đảm bảo chu đáo, nhiệt tình.
• Lựa chọn nhân sự trong chương trình
• Các trường hợp dự phòng, bổ sung thay thế khi cần thiết.

Những lưu ý để tổ chức một buổi hội nghị thành công

1. Chủ đề của event

Chủ đề và ý tưởng của một chương trình tạo nên một tổng thể toàn diện, thể hiện được mục tiêu hướng đến. Chủ đề và ý tưởng tốt là điều vô cùng quan trọng khi bạn tổ chức hội nghị khách hàng. Chủ đề hội thảo cần ngắn gọn nhưng phải tế hiện được thông điệp và mục đích chương trình. Giúp khách mời tham dự có thể thấy được nhưng lợi ích khi tham gia.

2. Khách mời đặc biệt ( Diễn giả nổi tiếng, KOls, Diễn viên,…)

Buổi hội nghị của bạn nên có sự xuất hiện, có mặt của những người nổi tiếng, có sức ảnh hưởng nhất định tạo nên sự tin tưởng tới khách mời tham dự, buổi lễ sẽ trở nên đặc biệt khi có những gương mặt đó.

Bạn nên lựa chọn những người nổi tiếng trong lĩnh vực của bạn, người này sẽ giúp bạn tạo được uy tín và sự tin tưởng cho chương trình. Đồng thời nó rất có lợi cho quá trình truyền thông và giúp tỷ lệ chuyển đổi khách hàng được nâng cao.

Hãy lên danh sách câu hỏi và kịch bản riêng dành cho chuyên gia để mọi người phối hợp một cách ăn lý nhất nhé.

3. Địa điểm và tiện ích đi kèm

Lựa chọn địa điểm tổ chức hội thảo cũng là một công việc cần lưu ý trong quá trình chuẩn bị. Không gian tại địa điểm tổ chức phải đảm bảo đáp ứng được quy mô hội thảo, không quá lớn hoặc quá nhỏ để tránh ảnh hưởng đến không khí hội thảo. Người tổ chức cũng cần quan tâm đến những tiện ích đi kèm phòng hội nghị như màn chiếu, sân khấu, âm thanh, ánh sáng để bổ sung những vật dụng cần thiết và dự trù chi phí chính xác nhất.

4. Công tác truyền thông

Để buổi hội nghị diễn ra thành công không thể thiếu hoạt động truyền thông cho sự kiện. Hiện nay có rất nhiều cách để mang sự kiện của bạn tới nhiều người biết đến. Thời gian truyền thông không nên quá sớm vì nó có thể giảm bớt sức nóng của sự kiện và cũng không nên quá gần ngày tổ chức vì nó sẽ gây khó khăn khi sắp xếp người tham dự. Các hoạt động truyền thông nên diễn ra từ 1 – 2 tuần trước sự kiện và sử dụng các kênh truyền thông phù hợp với đối tượng khách hàng mục tiêu của hội thảo.

5. Khách tham dự

Mục đích chính của hội nghị khách hàng chính là tăng cường mối quan hệ và tìm kiếm khách hàng tiềm năng. Chính vì thế việc lấy thông tin của khách mời tham dự chính là một khâu khá quan trọng. Bởi khi có được nhiều thông tin ta sẽ có nhiều cách tiếp cận khác nhau để đạt được hiệu quả tốt nhất. Bạn có thể lựa chọn nhiều hình thức khác nhau như: sử dụng thẻ thành viên, đăng ký nhận email, điền form online,…

Công ty tổ chức hội nghị khách hàng chuyên nghiệp

Như đã nói Sự kiện Xanh / Viet Green Media tự hào là đơn vị phục vụ cho hàng ngàn sự kiện lớn nhỏ từ Nam ra Bắc. Chúng tôi có một đội ngũ đầy nhiệt huyết và sức sáng tạo không có giới hạn. Cùng sự chỉnh chu từ các quy trình, kịch bản và kế hoạch góp phần mang đến sự thành công cho sự kiện.

Sự kiện Xanh/ Viet Green Media –  đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, được nhiều tập đoàn và công ty lớn tin tưởng trong công tác tổ chức hội nghị khách hàng. Sự kiện Xanh luôn hướng đến việc tổ chức hội nghị khách hàng đúng quy trình, phù hợp với các yếu tố phong thủy mà vẫn đảm bảo sự sáng tạo, ấn tượng thu hút sự quan tâm của khách mời.

Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, trẻ trung, năng động và đầy sáng tạo, Sự kiện Xanh cam kết sẽ mang đến cho quý khách hàng một buổi tổ chức hội nghị khách hàng ấn tượng, may mắn và thành công nhất!

Viet Green Media tự hào hơn 15 năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện. Chúng tôi luôn giải quyết được những vấn đề mà bạn đặt ra cho chúng tôi. Với đội ngũ nhân lực trẻ đầy nhiệt huyết chúng tôi luôn không ngừng tìm kiếm, học hỏi, sáng tạo để cho ra những ý tưởng mới mẻ phù hợp xu hướng ngày nay. Bạn cần sự truyền thống trang nghiêm chúng tôi có. Bạn cần sự hiện đại công nghệ chúng tôi có. Bạn cần sự năng động sáng tạo chúng tôi có. Còn chần chờ gì hãy liên hệ ngay Viet Green Media để lên kế hoạch ý tưởng ngay hôm nay.

Tổ chức hội nghị khách hàng thành công và chuyên nghiệp đối với một đơn vị chuyên về mảng tổ chức sự kiện như chúng tôi là một điều đơn giản. Đơn giản với chúng tôi nhưng chất lượng của dịch vụ luôn luôn hoàn thành suất sắc. Bạn muốn sự kiện thành công tốt đẹp? Bạn muốn mang ấn tượng đến khách mời? Bạn luôn tìm sự chuyên nghiệp? Đừng lo Sự kiện Xanh / Viet Green Media sẽ giúp bạn!