Tổ chức Lễ Khởi Công là một trong những sự kiện quan trọng. Mang ý nghĩa lớn lao đối với các công ty, doanh nghiệp khi bắt đầu thực hiện một công trình nào đó. Giai đoạn đầu luôn phải được chú trọng. Bởi ông cha ta đẫ dạy “đầu xuôi đuôi lọt”. Nếu những bước đầu tiên đã thuận lợi thì cả quá trình về sau sẽ gặp ít khó khăn. Vì vậy, trước khi bước vào xây dựng, thi công một công trình nào đó; các công ty, doanh nghiệp đều phải tổ chức lễ khởi công, lễ động thổ. Một cách trang trọng, đúng nghi lễ. Hiểu được tầm quan trọng của Lễ khởi công, Sự kiện Xanh luôn có kịch bản chi tiết, tỉ mỉ từ khâu chuẩn bị đến khâu tổ chức để sự kiện này diễn ra một cách long trọng, chu đáo và thành công. Sự kiện Xanh, ý tưởng tổ chức Lễ khởi công hay, tổ chức Lễ khởi công chuyên nghiệp, kinh nghiệm tổ chức Lễ khởi công, Việt Green Media – với hơn 10 năm xây dựng và phát triển với những thành tựu nhất định trong việc tổ chức nhiều sự kiện thành công cho các cơ quan, đơn vị và doanh nghiệp trên toàn quốc. Sự kiện Xanh luôn tự tin là một trong những công ty tổ chức sự kiện hàng đầu tại Việt Nam. Đơn vị chuyên hỗ trợ, tư vấn, cung cấp dịch vụ tổ chức lễ khởi công – động thổ trọn gói từ Bắc – Nam với mức giá cạnh tranh, hợp lý nhất. Cùng Sự kiện Xanh tìm hiểu về ý nghĩa của Lễ khởi công và các hạng mục cần chuẩn bị cũng như nội dung chương trình tổ chức Lễ khởi công nhé

Lễ khởi công là gì?

Lễ khởi công hay Groundbreaking Ceremony cách gọi theo tiếng anh, Lễ khởi công là một sự kiện quan trọng trong quá trình xây dựng, đánh dấu sự khởi đầu của dự án. Lễ khởi công thường diễn ra trước khi thi công bắt đầu và là một dịp để các bên liên quan chia sẻ thông tin về dự án với công chúng.

Theo tín ngưỡng của người Á đông tổ chức lễ khởi công là buổi lễ thực hiện nghi thức xin phép Thổ công ( hay thổ Thần) cho phép chủ đầu tư hay doanh nghiệp được tiến hành thưc hiện các hoạt động xây dựng dự án công trình trên khu đất hay vùng đất đó. Cầu xin được che chở và phù hộ để thuận lợi trong việc thi công và hoạt động. Với tín ngưỡng “ Đất có Thổ công, Sông có Hà bá” lưu truyền từ ngàn đời nay, đến nay mặc dù công nghệ văn minh tiến bộ nhưng lễ khởi công không bao giờ thiếu được.

Tổ chức Lễ khởi công cần chuẩn bị gì?

Đây cũng là câu hỏi được khá nhiều quý khách quan tâm. Sau đây là những thứ cần chuẩn bị cho lễ khởi công. Để tổ chức một lễ khởi công thành công, các yếu tố như vị trí, thiết kế sân khấu, âm thanh, ánh sáng, trang trí và các dịch vụ phục vụ khách hàng cần được chuẩn bị kỹ lưỡng. Các đối tác, khách mời, nhân viên cũng cần được quản lý một cách chuyên nghiệp.

Điều cần chuẩn bị đầu tiên là một quy trình tổ chức lễ khởi công chuẩn nhất. Tiếp theo đó là chuẩn bị các chi tiết bên trong để có một buổi lễ khởi công thành công tránh sai sót.

Các công việc chuẩn bị:

• Khảo sát địa điểm tổ chức sự kiện. Địa điểm ơ đâu có thuận lợi giao thông hay không? Có bãi đỗ giữ xe hay được phía doanh nghiệp hỗ trợ? Có nhà vệ sinh? ( dành cho các dự án riêng biệt). 
• Tiếp nhận ý kiến khách hàng và tư vấn kịch bản tổ chức. Tư vấn chi tiết về khịc bản setup chương trình tổ chức cho khách hàng nắm rõ.
• Lên thiết kế cho các hạng mục chi tiết (giấy mời, banner, backdrop, standee, phướn, sân khấu, khu vực tổ chức…) gửi khách hàng phê duyệt
• Viết kịch bản chi tiết cho buổi lễ và gửi khách hàng duyệt. Kịch bản rất quan trọng nó là xương sống của sự kiện nên cần tập trung kĩ vào việc này.
• Lên bản điều phối nhân sự, phân công công việc cho nhân viên các hệ thống hỗ trợ như âm thanh, sân khấu, ánh sáng…..
• Gửi thư mời cho đại biểu và khách mời tham dự (nếu cần)
• Chuẩn bị vật dụng, trang thiết bị cần thiết phục vụ cho sự kiện tổ chức Lễ khởi công
• Thi công, lắp đặt, trang trí địa điểm tổ chức sự kiện (xung quanh khu vực tổ chức sự kiện, cổng vào, khu vực sân khấu chính, khu vực khởi công, khu vự dự tiệc, setup thiết bị âm thanh, ánh sáng đèn sân khấu…)

Quy trình tổ chức sự kiện Lễ khởi công – Kịch bản tham khảo

Xây nhà thì cần có nền vững chắc nhà mới cao. Sự kiện cũng vậy để sự kiện hoạt động đúng và chất lượng thì cần có quy trình và kịch bản. Quy trình giúp định hướng được các bước sẽ và được thực hiện trong một sự kiện được tổ chức. Kịch bản được xem như bộ xương giúp cơ thể có thể hoạt động. Nói một cách dễ hiểu kịch bản là một kế hoạch chi tiết các công việc làm và mô tả cách thức để làm việc đó chi tiết nhất.

Quy trình tổ chức Lễ khởi công chuyên nghiệp

Chúng tôi tự hào phục vụ hơn 700 khách hàng là các đơn vị doanh nghiệp nổi tiếng về chất lượng cũng như uy tín. Nên chúng tôi phải có một quy trình chất lượng và chuẩn xác để thực hiện một cách chuyên nghiệp.

Sau đây chúng tôi xin phép gợi ý quy trình tổ chức sự kiện chuyên nghiệp để bạn tham khảo:

1. Tiếp nhận yêu cầu của khách hàng ( thu thập đầy đủ thông tin cần thiết và liên quan)

2. Tư vấn và lên ý tưởng cho sự kiện ( bao gồm các hạng mục trang trí, thiết kế, các hoạt động có trong sự kiện)

3. Báo giá cho khách hàng ( Lập báo giá chi tiết các hạng mục các khoảng chi và dự phòng)

4. Ký kết hợp đồng và đặt cọc  

5. Chuẩn bị nhân sự và trang thiết bị ( Liên hệ nhân sự sắp xếp các hạng mục phù hợp) 

6. Tiếp hành tổ chức sự kiện ( Thực hiện sự kiện theo quy trình, kế hoạch)

7. Kết thúc buổi lễ khởi công

8. Hoàn thiện bản xác nhận dịch vụ đối với khách hàng

9. Làm thủ tục thanh lý hợp đồng

Kịch bản Lễ khởi công dành cho bạn tham khảo

Vấn đề khá nhiều người quan tâm là đây. Kịch bản của tổ chức Lễ khởi công như thế nào bao gồm gì? Thì bên dưới là câu trả lời cho bạn đấy.

Sự kiện Xanh / Viet Green Media gợi ý cho bạn một kịch bản thực hiện chương trình lễ khởi công:

• Đón khách và ổn định chỗ ngồi cho khách mời trước giờ khai mạc
• MC giới thiệu về chương trình buổi Lễ khởi công
• Lãnh đạo Công ty/ Doanh nghiệp lên phát biểu Lễ khởi công
• Xen kẽ các tiết mục văn nghệ chào mừng có trong buổi lễ
• Làm các nghi Lễ khởi công, múa lân hoặc lân sư rồng, múa trống hội, bắn pháo
• Kết thúc buổi lễ khởi công, động thổ, cảm ơn khách mời

Những rủi ro mà bạn nên biết để lên kế hoạch dự phòng cho buổi lễ khởi công

Một sự kiện hay buổi lễ không thành công liệu điều đó có đáng và có ảnh hưởng gì không? Điều thứ nhất nói chung đối với tất cả các sự kiện khi thực hiện không thành công điều đầu tiên là chi phí. Nó làm tốn đi chi phí mà hiệu quả không cao.

Điều thứ 2 đối với sự kiện tổ chức lễ khởi công khi khởi đầu không thuận lợi dẫn đến những khó khăn trong quá trình thi công cũng như hoạt động sau này. Nên việc thực hiện hay chọn một đơn vị uy tín để thực hiện được thành công và chuyên nghiệp ví như “ Chọn mặt gửi vàng” là điều luôn đúng.

Theo đánh giá và phân tích một số ít các doanh nghiệp tự đứng ra tổ chức và quản lý lễ khởi công. Trong đó có hơn 90% sự kiện khởi công đều xảy ra rủi ro. Có sự kiện không được tiếp tục tổ chức phải tạm ngưng. Có sự kiện lại nhàm chán thu hút kém, khiến khách mời có thái độ không hài lòng. 

Bởi đặt điểm lễ khởi công thường được tổ chức ngoài trời, đối với oanh nghiệp không có nhiều kinh nghiệm nên sẽ bị bối rối khi gặp khó khăn về thời tiết, khí hậu thay đổi. Hay các rủi ro về nhân sự như: MC, ca sỹ, đội múa lân hay lân sư rồng… đến muộn, làm chậm tiến độ của chương trình. Khiến các chủ đầu tư cũng như các khách mời không hài lòng.

Khởi công sự kiện cần tuân thủ quy trình tổ chức chặt chẽ. Vì vậy, nếu không xây dựng kịch bản sự kiện chỉnh chu chuyên nghiệp và sáng tạo, sự kiện sẽ gây cảm giác nhàm chán với khách mời. Ngoài ra, khi tự tổ chức Lễ khởi công chi phí thường sẽ cao hơn 30% so với khi thuê các công ty tổ chức sự kiện chuyên nghiệp thực hiện. Bởi doanh nghiệp sẽ tự phải thuê mướn các đơn vị hỗ trợ như: trang thiết bị âm thanh ánh sáng, san khấu.., trang trí, nhân sự… Tốn kém rất nhiều khoản chi phí phát sinh!

Công ty tổ chức Lễ khởi công – Lễ khởi công chuyên nghiệp

Như đã nói Sự kiện Xanh / Viet Green Media tự hào là đơn vị phục vụ cho hàng ngàn sự kiện lớn nhỏ từ Nam ra Bắc. Chúng tôi có một đội ngũ đầy nhiệt huyết và sức sáng tạo không có giới hạn. Cùng sự chỉnh chu từ các quy trình, kịch bản và kế hoạch góp phần mang đến sự thành công cho sự kiện.

5. Đơn vị tổ chức event chuyên nghiêp

Sự kiện Xanh/ Viet Green Media –  đơn vị tổ chức sự kiện chuyên nghiệp, được nhiều tập đoàn và công ty lớn tin tưởng trong công tác tổ chức lễ khởi công. Sự kiện Xanh luôn hướng đến việc tổ chức lễ khởi công đúng quy trình, phù hợp với các yếu tố phong thủy mà vẫn đảm bảo sự sáng tạo, ấn tượng thu hút sự quan tâm của khách mời.

Với đội ngũ chuyên viên giàu kinh nghiệm, trẻ trung, năng động và đầy sáng tạo, Sự kiện Xanh cam kết sẽ mang đến cho quý khách hàng một buổi tổ chức lễ khởi công ấn tượng, may mắn và thành công nhất!

Viet Green Media tự hào hơn 15 năm kinh nghiệm trong ngành tổ chức sự kiện. Chúng tôi luôn giải quyết được những vấn đề mà bạn đặt ra cho chúng tôi. Với đội ngũ nhân lực trẻ đầy nhiệt huyết chúng tôi luôn không ngừng tìm kiếm, học hỏi, sáng tạo để cho ra những ý tưởng mới mẻ phù hợp xu hướng ngày nay. Bạn cần sự truyền thống trang nghiêm chúng tôi có. Bạn cần sự hiện đại công nghệ chúng tôi có. Bạn cần sự năng động sáng tạo chúng tôi có. Còn chần chờ gì hãy liên hệ ngay Viet Green Media để lên kế hoạch ý tưởng ngay hôm nay.

Tổ chức Lễ khởi công thành công và chuyên nghiệp đối với một đơn vị chuyên về mảng tổ chức sự kiện như chúng tôi là một điều đơn giản. Đơn giản với chúng tôi nhưng chất lượng của dịch vụ luôn luôn hoàn thành suất sắc. Bạn muốn sự kiện thành công tốt đẹp? Bạn muốn mang ấn tượng đến khách mời? Bạn luôn tìm sự chuyên nghiệp? Đừng lo Sự kiện Xanh / Viet Green Media sẽ giúp bạn!